18.06.2018

Mit dem SmartQuality-Konzept können Kanzleien ein Managementsystem aufbauen

Effektives Kanzleimanagement dank Verbandszertifizierung

Ressourcen freisetzen, Qualität sichern

Von Robert Hebler und Bernd Koch, SmartQuality

Gesetze, Verlautbarungen, Empfehlungen und Regelwerke nur mit Hektik und Stress umsetzen? Die Organisationsberater Bernd Koch und Robert Hebler entwickelten das Konzept „SmartQuality“ für die Verbandszertifizierung, die der LSWB seinen Mitgliedern seit 2015 anbietet.

Chancen für die Gestaltung und Neuausrichtung der Kanzleien sind seit vielen Jahren in der Branche bekannt, mit der Umsetzung tun sich allerdings viele Kanzleien schwer, weil das oftmals drängende Tagesgeschäft die guten Vorsätze im Keim erstickt. Hier passt die Metapher vom Holzarbeiter, der sich über die schwere Arbeit beklagt, aber sich keine Zeit für das Schärfen der Säge nimmt.

Keine Zeit für Zeitverschwendung

In den letzten drei Jahren hat der Umsetzungsdruck spürbar zugenommen. Viel Zeit für die notwendige Zukunftsgestaltung der Kanzlei ist nicht mehr vorhanden. Gesetzliche Vorgaben und Regelwerke (DSGVO, GwG, GoBD, AGG) müssen in die Arbeitsabläufe integriert werden. Hinzu kommt, dass viele Kanzleien Probleme haben, den Bedarf an Mitarbeitern und Auszubildende zu decken. Aktuell befinden wir uns in einem Arbeitnehmermarkt, auf dem Bewerber aus einem großen Angebot die für sie perfekte Kanzlei aussuchen können. Wenige Kanzleien haben auf diese Herausforderungen die richtigen Antworten parat und ein standardisiertes Umsetzungsinstrument zur Verfügung. Genau darum geht es aber: Ein System für Managementstandards zu besitzen, das auf alle aktuellen und zukünftigen Herausforderungen eine verlässliche, immer gleiche Umsetzung in den Kanzleialltag gewährleistet. Nur so können Zeiteinsätze seitens Kanzleileileitung und anderer Leistungsträger eingespart werden, die sonst für Informationsseminare und für das Einlesen diverser Umsetzungsleitfäden verloren wären.

Konzept „SmartQuality“ – Ein System für alle Fälle

Steuerkanzleien wollen und müssen sich in erster Linie um ihre Mandanten kümmern. Darüber hinaus ist eines klar: Gesetzesänderungen und zukünftige Anforderungen an die Kanzleiorganisation wird es auch in Zukunft geben. Klagen hilft deshalb nicht, es kann also nur funktionieren, wenn diese möglichst elegant umgesetzt werden. Mit dem SmartQuality-Konzept können Kanzleien innerhalb von neun Monaten ein Managementsystem aufbauen, das die aktuellsten Qualitätsnormen (ISO 9001:2015, DSTV-Q-Siegel 2015) erfüllt und darüber hinaus für die meisten Kanzleianforderungen vorstrukturierte Umsetzungshilfen anbietet, beispielsweise für die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), Arbeitssicherheit, Geldwäschegesetz (GwG) oder die Mitarbeiterentwicklung. SmartQuality ist somit das eigene Ordnungssystem der Kanzlei, mit dem man die aktuellen Herausforderungen nach einheitlichen Grundsätzen bearbeitet. Das Ergebnis sind stressfreie, weil standardisierte Arbeitsabläufe.

Umsetzung nach dem risikoorientierten Ansatz

Der risikoorientierte Ansatz spielt bei SmartQuality eine wichtige Rolle. Die Umsetzung aller organisatorischen Herausforderungen unterliegt, wie alle kanzleiinternen Aktivitäten, dem Gebot der Wirtschaftlichkeit. Dabei werden Chancen und Risiken nach Angemessenheit, Umsetzungsgrad und Wirksamkeit bewertet. Die schnelle und präzise Umsetzung organisatorischer Problemstellungen erfolgt nach der PDCA-Methode. PDCA steht dabei für:

P

=

Plan

=

Planvolles Vorgehen ohne operative Hektik.

D

=

Do

=

Ausführen der Abläufe gemäß Planung. Nachweis der Ausführung durch bearbeitete Arbeitsblätter, ausgefüllte Checklisten und sonstige qualitätsrelevanten Aufzeichnungen.

C

=

Check

=

Überprüfen der Abläufe und Arbeitsergebnisse, Nachweis durch interne Audits und jährliches Management-Review.

A

=

Act

=

Verbessern des Ist-Zustandes von Abläufen und Arbeitsergebnissen hin zum geplanten Sollzustand. Nachweis durch Korrekturbelege aus internen Audits, aus Management-Reviews, aus externen Audits, aus Fehler- und Verbesserungsberichten.

LSWB-Verbandszertifzierung SmartQuality

  1. QM-System: Vollständiges QM-System nach DIN EN ISO 9001 und dem DStV-Qualitätssiegel mit vorstrukturierten Qualitätsdokumenten (Arbeitsanweisungen, Arbeitsblätter und Leistungsprozesse) zu allen Qualitätsanforderungen.
  2. Individuelle Startveranstaltung in Ihrer Kanzlei
  3. Regelmäßige Online-Coachings während des Projektverlauf
  4. Abschlussveranstaltung: Das Projekt endet mit einer Abschlussveranstaltung in der Kanzlei. Die Kanzlei erreicht an diesem Tag die Zertifizierungsreife nach DIN EN ISO 9001
  5. Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001: Alle Zertifizierungskosten sind im Dienstleistungsumfang enthalten.
  6. Kontinuierliche Weiterentwicklung des QM-Systems durch das SmartQuality-Team
  7. Kanzleiwerkstätten: Jährlich werden vier Tagesveranstaltungen zu den Themenbereichen „Strategie“, „Kanzleimanagement“/„Unterstützung“, „Leistungsprozesse“ „Interne Audits“ angeboten. An den Kanzleiwerkstätten können Kanzleileitung, Qualitätsbeauftragte und Mitarbeiter teilnehmen.

Zahlen, Daten und Fakten seit 2015:

  • 43 teilnehmende Kanzleien
  • 650 involvierte Mitarbeiter
  • 201 qualifizierte interne Auditoren
  • 8 Kanzleiwerkstätten jährlich, mit insgesamt über 100 Teilnehmern

Info-Termine 2018:

19.06.2018, 16:30–18.00 Uhr, Nürnberg, Ramada Parkhotel

20.06.2018, 16:30–18.00 Uhr, München, LSWB-Akademie

Weitere Informationen sowie Anmeldemöglichkeiten finden Sie auf unserem Mehrwert-Portal unter: kanzleiplus.bayern/verbandszertifizierung

Ansprechpartnerin beim LSWB:

Gabriele Störkle

E-Mail: stoerkle@lswb.de

Foto: Robert Kneschke/fotolia

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