19.02.2019

Katrin Schmitt, Auszubildende zur Steuerfachangestellten

Best Practice Digitalisierung

Die digitale Fachkraft: Eine Auszubildende übernimmt das Steuer

Von Manuela Fritz, LSWB-Magazin

„Digital schafft Perspektive. Wer digitalisiert gewinnt.“ Dieses Motto findet sich auf der Startseite der Steuerkanzlei Steinhäuser & Hümmer aus Haßfurt. Zu den Gewinnern zählt die Kanzlei getreu diesem Leitsatz sicherlich. Bereits 70 Prozent der Arbeiten laufen digital, und die Mandanten und Mitarbeiter vergeben Höchstnoten. Zu verdanken ist diese Vorreiterrolle einer ambitionierten Chefin und einer couragierten Auszubildenden, die Verantwortung übernahm.

Pendelordner und Abrechnungen gehören in dieser Kanzlei längst der Vergangenheit an. Die Möglichkeiten der digitalen Abwicklung revolutionieren die althergebrachte Buchführung und vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei. Die Vorteile von digitalisierten Arbeitsprozessen liegen auf der Hand. Schlüsselfaktor für eine aktuellere und hochwertigere Buchführung ist der Umstieg auf den elektronischen Belegaustausch. Die Belegablage wird deutlich einfacher und besser. Digitalisierte Belege können zu jeder Zeit und überall aufgerufen und verbucht werden und liegen auch gleich für den Jahresabschluss vor. Die Kanzlei kann ganz im Sinne der Umwelt Druck- und Versandkosten einsparen, denn Mandanten erhalten die Unterlagen nicht mehr per Post, sondern per Mausklick. Mit elektronisch zugesandten Belegen lässt es sich ungestörter Arbeiten, die Mitarbeiter freuen sich über eine flexiblere und effizientere Arbeitszeiteinteilung. Gerade in stressigen Perioden ein großes Plus, und es bleibt mehr Raum für ergänzende Beratungsleistungen.

„Digital arbeiten – persönlich beraten!“ Noch eines der Leitmotive der Kanzlei Steinhäuser & Hümmer: Der Steuerberater kann durch die automatisierte Arbeitsweise zeitnah und besser beraten und dadurch dem Mandanten schnell individuelle Lösungen anbieten. Auch bei einer Betriebsprüfung vereinfacht sich der Ablauf. In einem digitalen System kann schnell und einfach gesucht werden beziehungsweise sind die Belege am Buchungssatz hinterlegt. Eine enorme Zeitersparnis, wenn es darauf ankommt.

Wie die Digitalisierung bei Steinhäuser & Hümmer in die Realität umgesetzt wurde und welche Herausforderungen zu bewältigen waren, berichtet die verantwortliche Auszubildende, Katrin Schmitt, im Interview.

LSWB-Magazin: Wie lautete die konkrete Aufgabenstellung zur Umsetzung in Ihrer Kanzlei?

Katrin Schmitt: Die konkrete Aufgabenstellung lautete: „Wie können wir schnellstmöglich alle Prozesse digitalisieren?“ Unsere Chefin ging mit gutem Beispiel voran. Sie steht zu 100 Prozent hinter der Digitalisierung und deren Notwendigkeit für eine fortschrittliche Arbeitsweise und hat alle Mitarbeiter mit ihrem Enthusiasmus angesteckt. Die echte Herausforderung war dagegen die Aneignung des Wissens, wie man das Vorhaben am besten umsetzt. Wir stellten uns täglich neu die Fragen: Was machen wir, wann machen wir es und welcher der verschiedenen Wege ist der sinnvollste für uns. Das galt es abzuwägen. Das war nicht immer einfach, aber wir haben schon ein ganz ordentliches Stück geschafft. Darauf können wir jetzt aufbauen.

LSWB-Magazin: Wie kamen Sie zu Ihrer Rolle als Digitalisierungsbeauftragte?

Schmitt: Ich komme ursprünglich aus dem Eventbereich und habe mich im zweiten Bildungsweg für die Ausbildung zur Steuerfachangestellten entschieden. Ich bin sehr technikaffin, arbeite gerne mit dem PC und unterschiedlichsten Programmen. Außerdem betreue ich unsere Mandanten zur Abstimmung der Maßnahmen gerne vor Ort. Ein guter Kontakt ist mir sehr wichtig, und gegenseitiges Vertrauen hilft bei der Aufgabenumsetzung enorm. Daher ist die Wahl relativ schnell auf mich gefallen. Von Vorteil war sicherlich auch, dass mich der Bereich Digitalisierung sehr interessiert. Ich musste also nicht lange überzeugt werden und hab mich der Verantwortung gerne gestellt. Auch wenn es für mich persönlich deutlich mehr Arbeit bedeutet. Dafür kann ich aber aktiv die Veränderungen in der Kanzlei mitgestalten.

LSWB-Magazin: Wie sind Sie das Projekt angegangen?

Schmitt: Wir haben uns Mandanten ausgesucht, die unserer Meinung nach eine gewisse Affinität zum Thema haben und wo Digitalisierungskomponenten sinnvoll umzusetzen sind. Mit diesen haben wir begonnen und uns dann vorgetastet, um Sicherheit und Routine in unsere eigenen Abläufe zu bekommen. Zunächst haben wir uns auf die Digitalisierung in den Bereichen Rechnungen und Kasse konzentriert. Das war wichtig, damit wir uns nicht zu sehr verzetteln.

Im nächsten Schritt schauen wir jetzt, was bei unseren Mandanten noch digitalisiert werden kann. Und so gehen wir ein Thema nach dem anderen an und beziehen nach und nach weitere Mandanten mit ein. Für uns war das der richtige Weg. Natürlich haben wir immer wieder gemerkt, dass wir unseren Prozess anpassen müssen und immer noch nicht am Ende angekommen sind. Bis die Routine sitzt, dauert es.

Eingearbeitet habe ich mich in das Thema durch weiterbildende Seminare und frei nach dem Motto „learning by doing“ – also einfach mal darauf losgelegt. Ich hatte glücklicherweise das Vertrauen meiner Vorgesetzten, um mich da durchzuboxen. Wir hätten uns gerne mit anderen Kanzleien ausgetauscht, die vor denselben Herausforderungen stehen oder standen. Es hätte geholfen, wenn wir uns manche Dinge einmal im Alltag hätten anschauen und zeigen lassen könnten. Eine Art Hilfestellung von Kollegen zu Kollegen.

LSWB-Magazin: Wieviel Zeit nahm die Umstellung in Anspruch?

Schmitt: Gerade fließt noch sehr viel meiner Zeit in die Digitalisierung. Etwas schwer zu schätzen, aber ein Drittel meiner Arbeitszeit verbringe ich wohl damit. Das ist wirklich eine Herausforderung neben dem normalen Alltagsgeschäft. Hier kann ich nur weitergeben: Man muss sich die Zeit nehmen, um das kontinuierlich voranzutreiben! Der Aufwand lohnt sich, auch mit Blick auf die Kosteneinsparungen in der Kanzlei.

LSWB-Magazin: Haben die Vorgesetzten und Kollegen den Prozess mitgetragen oder mussten sie erst überzeugt werden?

Schmitt: Wir sind ein junges Team, und alle Mitarbeiter sind sehr aufgeschlossen, absolut interessiert und machen voll mit. Außerdem hilft es schon sehr, wenn die Chefin voll und ganz hinter der Digitalisierung steht und damit auch uns begeistert. In diesem Punkt hatten wir also keine Probleme.

LSWB-Magazin: Wie reagierten die Mandanten?

Schmitt: Die Mandanten, die bereits auf die Digitalisierung umgestellt haben, möchten es nicht mehr missen. Bei manchen, die man erst einmal überzeugen muss, schlägt uns natürlich schon etwas Skepsis bei dem Thema entgegen. Aber in den meisten Fällen können wir die Bedenken gleich wieder zerstreuen, indem wir sie proaktiv ansprechen. Etwa 70 Prozent unserer Mandanten arbeiten bereits digital mit uns zusammen. Die nächste Herausforderung ist, die Mandanten in ihren Unternehmen bei den digitalen Prozessen zu begleiten, Abläufe umzustellen und die Verfahrensdokumentation mit auf den Weg zu bringen. Ein weiteres spannendes Feld, das uns noch eine ganze Weile beschäftigen wird.

LSWB-Magazin: Haben Sie einen Tipp zur Umstellung für andere Kanzleien?

Schmitt: Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter, und dann einfach anfangen, egal in welche Richtung es zuerst gehen soll. Kanzleien, die bisher noch nichts gemacht haben, sollten auf alle Fälle umgehend beginnen. Das Rad lässt sich einfach nicht zurückdrehen. Das Leben ist Wandel und Wandel ist das Leben – man muss einfach seine Erfahrungen machen.

LSWB-Magazin: Wir danken Ihnen für das Gespräch, Frau Schmitt.

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Fotos: contrastwerkstatt/adobe stock; Ralf Geithe/adobe stock

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