22.08.2019

Christian Heidler; Foto: hmd-Software AG

Strategien für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Digitale Assistenten für Ihre Mandanten

Von Christian Heidler, Vorstand hmd-Software AG

Für den Fall, dass Sie als verehrte Leserin oder Leser im Nachfolgenden auf eine Aufzählung von Programmen oder Tools hoffen, die als digitale Assistenten für Ihre persönliche Unterstützung zur Mandantendigitalisierung bereitstehen, muss ich Sie leider vorerst enttäuschen. Die schiere Menge und Vielfalt der digitalen Diener und Alleskönner ist genauso lang wie unübersichtlich. Jedes Programm verspricht die optimale Lösung für die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten. Nur ganz wenige erleichtern die Arbeit wirklich. Ob nun von Künstlicher Intelligenz (KI), Bilderkennung (OCR) am Scanner bzw. Smart-Phone oder von Vollautomatisation inklusive der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung die Rede ist. Diese Techniken sind keinesfalls Mythen – sie existieren tatsächlich, jedoch bedeuten sie deutlich mehr Aufwand im Prozess bzw. Prozessmanagement für Kanzlei und Mandant. Und genau dort führt uns die Reise hin.

Mir geht es diesmal nicht um den zweiten oder dritten Schritt der Digitalisierung, den Einsatz von Hilfsmitteln, sondern um den ersten. Auch gerne der entscheidende Schritt genannt. Gemeint ist das Gespräch bzw. die Ingangsetzung mit dem Mandanten. Genau dafür sind die digitalen Assistenten noch aus Fleisch und Blut.

Interne Vorbereitung ist nötig

Wer führt diese Gespräche bei Ihnen in der Kanzlei? Wer hat die Qualifikation, das nötige Wissen, genießt das Vertrauen und hat den Mumm, sich mit dem Mandanten auseinanderzusetzen? Hierfür ist – unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter oder der Chef das Thema mit dem Mandanten anschneidet – eine sorgfältige Vorbereitung notwendig. Erfolgreich sind, das kann ich Ihnen aus dem Erfahrungsschatz der vielen Kanzleien mitgeben, die ich seit mehr als 30 Jahren kenne, beide Varianten. Treffen Sie zuerst eine Entscheidung. Heute so und morgen so wird nicht funktionieren.

Es geht um Technik, Prozesse, Verbesserungen, Veränderungen, Anregungen, Wünsche, Ängste und ums liebe Geld bzw. Honorar. Diese Punkte treffen aber nicht nur für den Mandanten zu, sondern genauso für Sie in der Kanzlei. Es ist nicht ratsam, einen dieser Punkte zu unterschätzen. Es holt Sie später sicher wieder ein.

Alle aufgezählten Punkte erfordern erst einmal eine Strategie. Bevor darüber irgendjemand mit einem Mandanten spricht, sollten diese Themen im Kanzleialltag der Mitarbeiter und vor allem beim Chef präsent sein. Legen Sie als Kanzleileiter mit Ihren Mitarbeitern fest, welche Strategie verfolgt wird. Leider kann ich Ihnen keine Blaupause überreichen. Dafür sind Kanzleien, was die Leistungen und Ziele wie auch die Mandanten betrifft, viel zu individuell gestrickt.

Strategische Ansätze

Eine Strategie kann sein, dem Mandanten die digitalen Lösungen im Rahmen seiner Honorarvereinbarung kostenlos zur Verfügung zu stellen. Eine andere Strategie kann sein, einen Mitarbeiter abzustellen, der sich um digitale Belange kümmert. Noch eine andere Strategie kann sein, Ihrem Mandanten Leistungspakete anzubieten, die abgerufen werden können. Aber all diese schönen Strategien helfen nichts, wenn nicht vorher in der Kanzlei alle Mitarbeiter miteingebunden worden sind und dasselbe Ziel vor Augen haben. Stellen Sie erst einmal Ihren eigenen Softwarealltag auf digital um und nutzen Sie alle erdenklichen Möglichkeiten Ihrer bestehenden Software aus. Wenn in der eigenen Kanzleibuchführung die Rechnungen noch manuell oder die Bankbelege immer noch vom Kontoauszug verbucht werden, ist der Weg noch weit. Warum? Weil der Mandant im Gespräch sofort merkt, was Sache ist. Dies wäre ein denkbar schlechter Auftakt für das Gespräch.

Eine etwas provokante Lösung könnte z. B. sein, den Rechnungsversand aus der Kanzlei einfach nicht mehr per Papier zu erledigen. Das generiert Aufmerksamkeit bei Ihren Mandanten, was das Thema Digitalisierung betrifft. Davon können Sie ausgehen. Aber mit einer guten Strategie und schlagkräftigen Argumenten halten Sie alle Trümpfe in der Hand. Gut, Sie sollten vorher prüfen, ob Ihre Kanzleisoftware das auch leisten kann. Sie wollen ja nicht mehr Arbeit, als Sie vorher ohnehin schon hatten. Das Schöne an dieser Lösung ist, dass es kein Zurück mehr gibt. Manchmal schadet etwas Druck nicht, um die Trägheit beim einen oder anderen Aspekt zu überwinden.

Auch muss Ihnen klar sein, dass das Thema Honorar nicht unter den Tisch fallen darf. Wenn Sie dies strikt ablehnen, müssen Sie dem Mandanten plausibel erklären, warum es nicht billiger werden kann. Muss es übrigens auch nicht. Nur Standardfloskeln werden nicht helfen, den Mandanten davon zu überzeugen, den gleichen Preis zu bezahlen. Eine gemeinsame Strategie aber schon.

Fazit

Alle Botschaften in den Medien und der Presse drehen sich derzeit nur um KI, OCR und Vollautomatisation. Nur wenn der Berater und seine Mitarbeiter den Mandanten nicht abholen, mitnehmen und überzeugen, helfen all diese digitalen Assistenten nichts. Es ist erst einmal der Mensch in Form von Fleisch und Blut gefordert, um im gemeinsamen Gespräch zu punkten.

Information

Die hmd-Software AG aus Andechs steht seit 1985 für Kompetenz in Software und Dienstleistung rund um Steuerkanzleien und Unternehmen. Im Fokus ihrer Lösungen stehen Flexibilität, Mandanten- und Kundenbindung und zukunftsweisende Technologien.

Kontakt
Tel.: 08152 988-200
E-Mail: info@hmd-software.com
www.hmd-software.com

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